Trabajo Colaborativo

A nivel mundial existen múltiples estudios y estadísticas que demuestran que todos los días se pierde innumerable cantidad de horas por la descoordinación y falta o errores de comunicación que se dan en los equipos de trabajo.

Todas las personas que trabajamos a diario, sabemos que por muy personal que sea nuestro trabajo, siempre se necesita de la participación de otras personas para poder llevar a cabo todas las tareas que nos toca realizar.

Pensar que uno solo puede hacer su trabajo sin ayuda de nadie, sería una mentira absoluta, porque todos requerimos de la colaboración de otros para poder ejecutar la totalidad de nuestras actividades, en la que de repente una gran parte puede ser generada y llevada a cabo por nosotros mismos, pero en algún momento necesitaremos de una secretaria, de un asistente, de un mensajero o incluso de un proveedor.

A modo de ejemplo, en mi caso particular, yo puedo planificar la realización de un taller de Negociación y Ventas, definir el segmento al que se orientará, el temario que se impartirá, las dinámicas, los juegos y los ejercicios que se deberán llevar a cabo durante el taller, crear la imagen de las invitaciones, preparar las diapositivas que se utilizarán en cada sesión, escribir el material de lectura que recibirá cada asistente, e incluso ir personalmente a los distintos medios para dar a conocer y promocionar esta actividad.

Pero imprimir las invitaciones, repartirlas, hacer el seguimiento para verificar las entregas, llamar a los invitados, hacer las inscripciones, cobrar, etc, si bien son tareas que podría llevar a cabo, implicarían la utilización de recursos que afectarían la correcta realización de otras tareas, motivo por el cual debo trabajar en equipo y con el apoyo de otras personas.

Dentro de las empresas pasa exactamente lo mismo, los trabajadores de las distintas áreas deben hacer su trabajo, y en muchas ocasiones hay departamentos que deben esperar que otros terminen de hacer su trabajo, para recién poder empezar a hacer el suyo y así dar continuidad al proceso hasta el final.

El problema con esta situación, es que es más común de lo que parece, que las personas esperen hasta último momento para terminar de hacer SU tarea y la entreguen al filo del tiempo límite, sin considerar en ningún momento que si bien ellos pueden haber terminado “a tiempo”, por así decirlo, las otras personas que deben continuar hasta culminar con todo, se verán perjudicadas por la demora excesiva y eso puede terminar afectando a todos, no sólo a un departamento.

A nivel mundial existen múltiples estudios y estadísticas que demuestran que todos los días se pierde innumerable cantidad de horas por la descoordinación y falta o errores de comunicación que se dan en los equipos de trabajo, lo cual se ve multiplicado cuando no se utiliza tecnología o, lo que es peor, cuando se la usa de manera inadecuada.

El ejemplo más claro es cuando alguien redacta un documento o una planilla de cálculo, envía el archivo por email para su revisión, recibe un correo de vuelta con las correcciones, genera las correcciones en el documento original y lo guarda con otro nombre (para tener el original y el nuevo), vuelve a enviarlo para una última revisión y finalmente se imprime.

Todo este proceso es innecesario, ya que se pierde tiempo y además genera infinidad de basura digital. Para eso existe hoy en día lo que se conoce como Trabajo Colaborativo, mediante el cual se pueden utilizar herramientas tecnológicas que están a disposición de forma gratuita inclusive, y que facilitan considerablemente el trabajo, debido a que si es necesario, varias personas puedan interactuar con un mismo documento sin necesidad de tener que esperar a que uno termine para recién poder abrirlo.

Google Drive por ejemplo, es una excelente herramienta que no sólo permite subir archivos a la nube (hasta 15 GB gratis) de manera segura, para poder organizar y compartir con todos los contactos que uno necesite, sino que también tiene la opción justamente de permitir que varias personas, al mismo tiempo, puedan trabajar juntas en el mismo documento, sin necesidad incluso de tener instalado el Office de Microsoft y con la tranquilidad que todo lo que se va realizando, se está guardando en el instante de forma automática, evitando posibles pérdidas por cortes inesperados de energía.

Tener la posibilidad de compartir un documento con varias personas de manera simultánea, para que lo vean, lo modifiquen y tengan la posibilidad de sugerir cambios que pueden aceptarse o no, es una ventaja enorme hoy en día, para optimizar todos los recursos (tiempo, espacio en disco, megas, etc).

Otra opción muy interesante de esta herramienta, es la que permite crear Formularios para hacer por ejemplo, una encuesta rápida o una convocatoria a una actividad, para luego poder visualizar automáticamente los resultados, organizados y procesados en una hoja de cálculo, con lo cual es posible realizar un análisis de todos los datos.

Existen diversas herramientas que están a disposición de los usuarios (OneDrive de Microsoft es otra), pero lamentablemente muy pocas personas le sacan el jugo y las utilizan a su favor, normalmente por desconocimiento, falta de información o lo que es peor, por cómo están acostumbrados a hacer su trabajo.

Por eso es clave animarse a exprimir las diferentes opciones que se tienen disponibles hoy en día, para entrar al mundo real del Trabajo Colaborativo, con el fin de ser más eficientes, más prácticos y fundamentalmente, más productivos.

La tecnología está a nuestra disposición, el tema es saber utilizar en nuestro favor, y más importante aún, tener claro que el trabajo de uno, indefectiblemente impactará, positiva o negativamente, en el trabajo de los demás. Es por eso que se debe tomar conciencia de lo que uno hace cada día, y analizar de qué manera puede mejorar poco a poco, todos los días.

Si desea conocer más acerca de este y otros temas de tecnología para su beneficio, contáctese con Súper Nova Empresarial al 4457954, contamos con un equipo de especialistas a su disposición. Hasta la próxima!!

…existe hoy en día lo que se conoce como Trabajo Colaborativo, mediante el cual se pueden utilizar herramientas tecnológicas que están a disposición de forma gratuita inclusive, y que facilitan considerablemente el trabajo, debido a que si es necesario, varias personas puedan interactuar con un mismo documento…