Pautas para ser un ejecutivo eficaz
En la actualidad, en un contexto altamente cambiante e inesperado, se exige que las decisiones sean tomadas con la mayor celeridad posible, exige pensar y analizar para actuar inmediatamente. Al parecer, llegamos a una etapa en la que la planificación se hizo obsoleta, no porque haya sido mal concebida, sino porque ha llegado la hora de ejecutar, y la función ejecutiva cobra mayor protagonismo. Ya lo decían Norton y Kaplan, ha llegado la hora de preocuparse en la ejecución de la estrategia, antes que sólo en su formulación. En este ámbito, los ejecutivos deben preocuparse por optimizar los recursos a su disposición para tomar sus decisiones.
La eficacia puede entenderse como el logro de los objetivos planteados, es decir la realización de las tareas fruto de las decisiones que se toman. En esta línea, existen varias propuestas que pueden tomarse en cuenta, pero las más aceptadas vienen siendo las directrices del maestro Peter Drucker, quien el año 1967 publica su obra “El ejecutivo eficaz”. En ella, fruto de una serie de investigaciones, nos habla de ocho reglas sencillas que siguen los ejecutivos eficaces, cuyas recomendaciones sobre el tema siguen vigentes. Las que resumimos a continuación.
Todo ejecutivo eficaz sigue ocho prácticas o reglas sencillas:
Una primera práctica está relacionada con la pregunta que se plantean los ejecutivos ¿Qué hay que hacer?
La segunda, que se desprende de la pregunta ¿qué le conviene a la empresa?
La tercera práctica es que los ejecutivos eficaces siempre “desarrollan planes de acción”
La cuarta práctica señala que estos ejecutivos “asumían la responsabilidad de sus decisiones”
Una quinta, les conducía a “asumir la responsabilidad de comunicar”
La siguiente práctica muestra que “se centraban en oportunidades en vez de problemas”
Se verificó que los ejecutivos eficaces “conducían reuniones productivas”.
La octava práctica era que “pensaban y decían “nosotros” en vez de “yo”.
A continuación, comentamos, explicamos y recreamos estas prácticas, consideradas como las más importantes. En las tareas cotidianas, los ejecutivos, tienen un sin número de decisiones y acciones que ejecutar, donde el cuestionamiento evidente es ¿qué hay que hacer? Al respecto, se puntualiza, no es “¿qué quiero hacer?” sino “¿qué hay que hacer?”, es decir qué se debe hacer ante una situación y/o decisión problemática. Es prudente realizar un listado de prioridades y concentrarse en la más importante, concentrarse en aquella que mejor se puede resolver, si alguien del equipo puede hacer mejor la tarea, entonces se delega. Hasta realizar la primera tarea, no es recomendable continuar con la siguiente. En todo caso, se debe lograr el objetivo, dure lo que dure, y no volver a formularse la pregunta hasta no lograr o alcanzar el objetivo señalado.
La segunda práctica que todo ejecutivo eficaz sigue, es la relacionada con la pregunta ¿qué le conviene a la empresa?, recuerde que no es siquiera, de lejos, ¿qué es lo correcto para los dueños de la empresa, los accionistas, los empleados o los ejecutivos? Hacer lo que le conviene a la empresa será por lógica lo que les conviene a todos ellos, nótese que esta pregunta es muy importante en empresas familiares o controladas por una familia.
La siguiente práctica se encuentra centrada en la realización y ejecución de “planes de acción”, ello implica definir los resultados deseados y los límites de su actuación. El plan constituye una declaración de intenciones, no un compromiso, debe revisarse y adaptarse ante nuevas situaciones; asimismo, debe incluir mecanismos de control de resultados (con plazos). El plan es la base para la gestión del tiempo de un ejecutivo, es decir, su bien más valioso y escaso.
La cuarta regla, “asumir la responsabilidad de las decisiones”, implica que antes de tomar la decisión, es importante determinar quién ejecutará las tareas, el plazo, las personas afectadas y también las no afectadas. Si alguien asciende a una persona y le va mal en el nuevo puesto, el responsable no es él, sino el ejecutivo que lo ascendió.
Una quinta práctica conducía a los ejecutivos eficaces a “asumir la responsabilidad de comunicar”, esto debido a que es necesario compartir los planes con superiores, pares y subordinados, para pedirles opiniones sobre los mismos, solicitando la información que se precisa para desempeñar la tarea, y seguirlas hasta obtenerla. De la misma manera, se debe transmitir lo que se viene ejecutando, objetivos y estrategias, entre otros.
La sexta práctica muestra que los ejecutivos eficaces “se centraban en oportunidades en vez de problemas”. Esta regla conduce a pensar que resolver problemas evita daños, en cambio aprovechar oportunidades produce resultados; es bastante beneficioso designar a las mejores personas a las oportunidades y no a los problemas. Las empresas deben acostumbrarse a salir, con mayor frecuencia, en la búsqueda de oportunidades. Es importante adoptar la perspectiva de que los cambios fuera o dentro de la empresa siempre deben visualizarse como oportunidades, no como amenazas.
La siguiente está relacionada con la conducción de las reuniones, y es que quizás los ejecutivos sean las personas que se la pasan de reunión en reunión, buscando soluciones, analizando situaciones, verificando opciones y tomando decisiones de manera constante. Una gran parte de su tiempo (se calcula que alrededor del 50% lo dedican a esta actividad), deben ser reuniones de trabajo y no intercambio de chismes o asuntos sin relevancia. Pues, ello exige optimizar el tiempo y derivar en la productividad de las mismas. Los ejecutivos eficaces demuestran la productividad de sus reuniones. Para obtener estos resultados, es importante definir previamente el tipo de reunión que se realizará, lo que se realizará en la misma y ajustarse a la agenda. Es muy simple, el resultado debe ser un breve resumen escrito de la reunión, con las decisiones tomadas, fijando los responsables de desarrollarlas y fijar los plazos.
La última práctica incluye el sentido de integralidad, cooperación, inclusión y compromiso. Se encontró que los ejecutivos eficaces pensaban y decían “nosotros” en vez de “yo”, mágicas palabras, que en el fondo sirven para potenciar la actitud de tus colaboradores. A diferencia de la responsabilidad que se tiene y no se puede compartir ni delegar, la autoridad del ejecutivo emana de la confianza que la organización tiene en él. El ejecutivo eficaz, piensa en las necesidades y oportunidades de la organización como un todo, antes que en las suyas propias.
Para finalizar, es muy importante recordar que es muy útil “escuchar primero y hablar al último”. Todos los ejecutivos eficaces tienen algo en común, consiguen hacer y que se haga lo correcto. La eficacia es una disciplina que puede aprenderse y debe conquistarse.
